Bagaimana anda menguruskan pelaksanaan projek kecil kerajaan dengan berkesan?

Posted on September 27, 2008

1


KECEKAPAN PELAKSANAAN PROJEK-PROJEK  KECIL LUARBANDAR

susunan: Mohd Asri Redha b. Abdul Rahman

 

PENDAHULUAN

“Tiga perkara penting berkaitan dengan pemantauan, penyenggaraan dan manfaat kepada rakyat perlu diberi perhatian semasa Pelaksanaan semua projek pembangunan dalam Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9). Pemantauan ke atas sesuatu projek perlu dilaksanakan bagi memastikan ia tidak menjadi  satu projek bermasalah, lambat disiapkan seterusnya tergendala atau terbengkalai. Pemantauan dan pengawasan teliti adalah kunci untuk memastikan setiap projek berjaya disiapkan, sekaligus mengelak masalah menyebabkan rakyat merungut. Jangan selepas kita serahkan surat tawaran untuk sesuatu projek  itu dilaksanakan, kita anggap semua berjalan baik tanpa perlu kita beri perhatian atau ambil tahu. Kita kena ambil tahu apa berlaku, kita kena turun ke bawah untuk melihat apa sebenarnya berlaku.”..

            Petikan ucapan YAB Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi dalam  Majlis Perhimpunan      Bulanan Jabatan Perdana Menteri pada 06 Feb 2007                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Tajuk tugas kursus yang dipilih ini amat berkaitan dengan kehendak kepimpinan tertinggi kerajaan yang dipimpin oleh YAB Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi, dan kertas ini akan mengulas dengan lebih terperinci tentang bagaimana perlunya seorang penjawat awam terutamanya penulis yang bertugas di daerah yang secara langsung terlibat dalam melaksanakan projek-projek kecil luarbandar. Betapa pentingnya  projek dirancang dan dilaksanakan dengan cekap, berkualiti , cepat dan kos yang munasabah akan dianggap berjaya bila rakyat menerima manfaat dengan sepenuhnyanya. Sebab itulah penulis amat berminat untuk mengupas tajuk yang dipilih ini yang sedikit sebanyak cadangan yang dikemukakan ini dapat dikongsi bersama rakan-rakan untuk manfaat semua.

 

PROSEDUR PENGELUARAN PERUNTUKAN

Sebagai sebuah jabatan didaerah, seperti Pejabat Daerah Langkawi peruntukan jabatan khusus untuk projek pembangunan tidak disediakan. Apa yang ada hanyalah peruntukan untuk pentadbiran sahaja seperti perbelanjaan untuk urusan gaji, elaun-elaun, penyelenggaraan bangunan dan kenderaan jabatan , perbelanjaan utiliti jabatan dan sebagainya.

 

Sungguhpun peruntukan pembangunan tidak disediakan tetapi salah satu tugas rasmi jabatan ialah merancang dan melaksanakan projek-projek kecil fizikal pembangunan luar bandar. Sebab itu setiap pejabat daerah disediakan juruteknik untuk hal-hal penyediaan spesifikasi projek dan pemantaun projek serta menyediakan ‘bil of quantity’ untuk setiap projek yang dilaksanakan. Oleh itu untuk melaksanakan projek fizikal perancangan perlu dilakukan dan permohonan peruntukan perlu dibuat kepada mana-mana agensi yang mempunyai  peruntukan seperti pejabat Pengarah Pembangunan Negeri Kedah.

 

Dari segi perancangan projek biasanya pejabat daerah menerima projek yang dirancang dari bawah iaitu dari peringkat JKKK, Penghulu dan seterusnya Pegawai Daerah Langkawi akan membuat pemilihan projek mengikut keutamaan dan dihantar kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Negeri Kedah.. Dalam kontek tajuk kertas tugasan ini, ‘Projek Pembinaan  Sebuah Dewan Serbaguna’ telah dicadangkan sebagai keutamaan untuk dilaksanakan dengan andaian anggaran kos RM200,000.00. Ini berasaskan jangka masa 6 bulan yang dikehendaki projek ini siap. Ada juga projek-projek yang diterima dari Pejabat Pembangunan Negeri Kedah tanpa dirancang oleh Pejabat Daerah walau bagaimanapun jarang-jarang sekali dilaksanakan oleh Pejabat Daerah.  Kebanyakannya dilaksanakan oleh Jabatan yang lebih teknikal seperti Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pengairan dan Saliran dan sebagainya serta jumlahnya melebihi dari RM200,000.00 yang mana skop kerja lebih teknikal serta rumit dan memerlukan tender dan pengawasan teknikal yang lebih memerlukan seorang jurutera atau pembantu teknik mengawasinya.

 

Dalam hal ini saya beranggapan Pejabat Pengarah Pembangunan Negeri Kedah telahpun memaklumkan kelulusan Projek Pembinaan Sebuah Dewan Serbaguna di kampong X dengan kos RM200,000.00 dengan masa yang ditetapkan untuk disiapkan ialah tidak lewat 6 bulan memandangkan projek ini diluluskan dalam tahun semasa yang dikemungkinan diluluskan pada pertengahan tahun dan perlu selesaikan dalam tahun yang sama kerana jika tidak dibelanjakan atau terlewat dilaksanakan akan membuatkan pembayaran tidak dapat dibuat memandangkan peruntukan akan ditarik balik jika terlajak ketahun seterusnya.

 

Sebagai pegawai yang bertanggungjawab di Bahagian Pembangunan Pejabat Daerah Langkawi, saya perlu merancang Pelan Tindakan yang bersesuaian untuk melaksanakan projek yang diluluskan tersebut agar ianya dapat disiapkan mengikut jadual iaitu dalam tempoh 6 bulan, projek berkualiti,  dan tidak ada kos-kos tambahan yang boleh menjejaskan pelaksanaan projek.

 

PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUT HARGA

 

Kertas kerja ini tidak akan membincangkan secara terperinci akan prosedur-prosedur penyediaan dokumen-dokumen sebutharga untuk pembinaan dewan serbaguna yang dicadangkan itu. Walau bagaimanapun mengikut prosedur biasa ada beberapa cara untuk menawarkan  projek tersebut kepada kontraktor yang berkelayakan. Memandangkan nilai projek dibawah RM200,000.00 maka pendekatan yang boleh digunakan ialah secara pusingan, undian atau sebut harga dikalangan kontraktor kelas F dalam daerah yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dibawah subkepala dan kepala yang berkaitan. Dalam hal ini saya lebih selesa menggunakan pendekatan pemilihan kontraktor secara Sebut Harga seperti mana yang diperuntukan dalam Arahan Perbendaharan 180.1

 

Pengalaman melaksanakan projek-projek yang lalu telah  memberikan banyak faedah dan manfaat dari pelaksanaan secara sebut harga. Ini adalah kerana pemilihan kontraktor lebih tepat dan menepati keperluan projek yang hendak dilaksanakan.  Pihak Ahli Lembaga Perolehan Sebut Harga lebih bebas memilih kontraktor yang lebih berwibawa, berkemampuan kewangan dan teknikal  dengan berasaskan pengalaman-pengalaman lalu kontraktor yang dipilih. Ini amat penting kerana projek yang hendak dilaksanakan ini hanya diberi masa selama 6 bulan sahaja dari tarikh pengeluaran waran peruntukan. Sebarang kelewatan projek akibat ketidakcekapan kontraktor akan menjejaskan pelaksanaan projek keseluruhannya kerana projek tidak dapat disiapkan sepenuhnya disebabkan sebahagian peruntukan kewangan akan ditarik balik.

 

Saya tidak akan memanjangkan perbincangan tentang kebaikan dan keburukan  pendekatan  perolehan secara pusingan, undian atau sebut harga,  cukup sekadar menyatakan sekiranya diberi pilihan jika kita mahukan projek yang bermutu tinggi dan siap  mengikut jadual, cara sebut harga adalah yang terbaik.

 

LANGKAH-LANGKAH YANG  DIAMBIL UNTUK MEMASTIKAN PROJEK DILAKSANAKAN MENGIKUT JADUAL, KONTRAKTOR YANG DIPILIH ADALAH TEPAT,  DAN TIADA KOS BERLEBIHAN ATAU VARIASI (COST OVERRUN OR VARIATION ORDER).

 

MENCEGAH KELAMBATAN

Apabila menerima sahaja waran peruntukan dari Pejabat Pengarah  Pembangunan Negeri Kedah langkah pertama ialah meneliti projek tersebut dan membuat siasatan segera akan tapak projek tersebut bagi memastikan tapak projek tersebut tidak menghadapi masalah. Dalam hal ini sekiranya perancangan projek ini dibuat dari peringkat bawah dan diberi keutamaan oleh Pejabat Daerah maka ini bermakna tapak tersebut tidak ada masalah sebab ia dirancang dari bawah. Segala pertimbangan telah diambil dikira termasuk tapak projek yang tidak menghadapi masalah. Lainlah jika sekiranya dirancang dari peringkat atas yang kadang-kadang tapak belum dikenalpasti lagi tapi peruntukan diluluskan. Banyak juga kes-kes seperti ini yang berlaku dan menjadi sebab mengapa kadang-kadang kala sesuatu projek terbengkalai atau lambat disiapkan.

 

Ada ketika tertentu untuk memulakan bergerak dari tarikh surat waran peruntukan tersebut diterima mengambil masa panjang juga kadang-kadang surat arahan pelaksanaan projek yang dikeluarkan tersebut terperap dibilik Pegawai Penguasa disebabkan pegawai bercuti atau sibuk. Dalam hal ini saya tidak akan membiarkannya berlaku, paling kurangpun 2 hari sahaja. Selepas daripada itu tindakan hendaklah diambil dengan segera untuk kerja-kerja awalan. Seboleh mungkin sebarang kelambatan diperingkat arahan ketua jabatan tidak boleh  lama. Sekiranya tidak mendapat arahan lanjut dari ketua jabatan dan diketahui waran tersebut telah diterima saya pasti akan melakukan kerja-kerja awalan dulu yang boleh dilaksanakan secara pentadbiran seperti mengaturkan perbincangan dengan pihak penerima projek  dan melawat tapak projek.

 

Faktor-faktor yang menyebabkan kelambatan

Pengalaman melaksanakan projek pembangunan telah memberi banyak input kepada saya untuk meneliti akan factor-faktor yang menyumbang kepada kelambatan. Antaranya ialah:-          a) Keburukan cuaca yang luarbiasa

b) Arahan-arahan yang diberi oleh pegawai pengawal berbangkit dari pertikaian     .   dengan tuan tanah atau tuan tanah berjiran

c) Kerugian atau kerosakan kepada kerja-kerja yang disebabkan oleh kebakaran,  .    .   petir, letupan, ribut,  taufan, banjir, tanah menurun, tangki pecah atau .    .     .. …melimpah, radas atau paip,  rusuhan atau kekacauan awam

d) Arahan-arahan Pegawai Pengawal yang dikeluarkan bersabit perubahan kerja,  .   percanggahan dalam atau antara dokumen kontrak dan sebagainya

e) Kontraktor telah tidak menerima dalam masa yang wajar daripada P.P, arahan-.  ..  arahan, pelan, aras-aras yang diperlukan dan sebagainya atau arahan berkenaan .   dengan penamaan subkontraktor atau penamaan pembekal.

f) Kelambatan dalam memberi milik tapak bina

g) Kelambatana berpunca dari penyatuan pekerja-pekerja setempat, mogok, dan  .    ..  sebagainya.

h) Kelambatan oleh artisan, tukang-tukang atau orang-orang lain yan ditugaskan .       ..  oleh Kerajaan bagi melaksanakan kerja yang tidak menjadi sebahagian dari   .  ..  kontrak

i) Kesukaran mendapat bahan mentah, bekalan-bekalan projek dikawasan-  ..   … …kawasan terpencil

Meneliti kepada faktor-faktor kelambatan tadi maka saya sebagai pengurus projek ini perlu mengambil kira semua itu dalam merangka pelan dan tindakan sewajarnya agar factor-faktor tersebut jika terlibat diminimakan atau dielakkan.

 

Perkara utama yang mesti diambil untuk menentukan kerja-kerja dapat disiapkan pada masa yang ditetapkan adalah dengan menentukan kerajaan atau jabatan tidak menyebabkan sebarang kelambatan.

 

Oleh itu dalam penyediaan spesifikasi kerja dan dokumen sebutharga, saya sebagai pegawai yang diarahkan untuk menguruskan pembinaan dewan serbaguna tersebut akan segera mengatur satu perbincangan atau mesyuarat dengan Juruteknik jabatan, Pengerusi JKKK kampong berkenaan, Penghulu Mukim berkenaan dan Pejabat Tanah. Lawatan ke tapak adalah satu perkara yang mesti dibuat oleh saya untuk memastikan saya biasa dengan tempat tersebut dan juga mudah untuk dibuat apa-apa kata putus.

 

Perbincangan secara terperinci dengan pihak penerima projek adalah perlu sebelum disediakan spesifikasi kerja yang hendak dibuat. Ini adalah bagi memastikan selepas perbincangan dan persetujuan dicapai antara penerima projek iaitu JKKK atau mana-mana agensi maka selepas daripada ini tidak akan ada lagi apa-apa rasa tidak puas hati atau apa-apa pindaaan terhadap projek tersebut.  Pihak penerima projek akan diberi peluang untuk mengemukakan apa-apa keperluan dan kehendak dalam pembinaan projek dewan serbaguna ini. Dan selepas daripada itu baru arahan dikeluarkan kepada juruteknik jabatan untuk menyediakan pelan bangunan yang sesuai dengan spesifikasi yang dipersetujui dan bersesuaian dengan peruntukan yang ada.  

 

Tidak ada gunanya pihak penerima projek memohon bina dewan yang terlalu besar hingga melebihi peruntukan yang sedia ada. Oleh itu semasa perbincangan  saya perlu menjelaskan tentang anggaran kos secara kasar dan bentuk dewan secara kasarnya  yang bersesuaian dengan peruntukan yang ada agar penerima projek faham situasi sebenar.. Urusan tanah perlu diselesaikan dulu bersama JKKK dengan Penghulu agar segalanya beres dan nanti kontraktor boleh masuk kerja dengan selesa tanpa gangguan dan tanpa ada halangan.

 

Juruteknik yang akan menyediakan spesifikasi kerja dan dokumen sebut harga diarah membuat rujukan kepada Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam dan Bangunan terkini dalam usaha memastikan setiap kos aspek pembinaan dewan ini diambil kira dan tidak tertinggal satupun.   Ini bagi memastikan dewan yang hendak dibina tersebut berada dalam lingkungan peruntukan yang diluluskan dan boleh dilaksanakan. Anggaran yang disediakan oleh juruteknik ini akan dijadikan panduan kepada Jawatankuasa Perolehan Sebutharga Daerah yang dipengerusikan oleh Pegawai Daerah.

 

Dalam hal untuk mengelakkan kelambatan  saya berpandangan dalam apa keadaan sekalipun tindakan diperingkat pentadbiran perlu dipercepatkan baik samaada penyediaan dokumen sebutharga, lawatan pemeriksaan tapak, lawatan pemeriksaan projek yang dilaksanakan, lawatan pengesahan siap projek dan apa-apa arahan yang perlu kepada kontraktor . Ini amat penting berasaskan kepada pengalaman saya sebagai pegawai yang melaksanakan projek kecil luarbandar, kelambatan diperingkat pentadbiran dalam mengambil tindakan segera sedikit sebanyak memberikan kesan kepada kelewatan siap kerja mengikut jadual yang ditetapkan. Pemimpin yang berkesan (Effective Leader)  adalah pemimpin yang faham tentang matlamat dan objektif yang hendak dicapai yang telah ditetapkan iaitu perlu siap dalam tempoh 6 bulan. Oleh itu kita perlu perbetulkan diri kita sendiri dulu sebelum menuding jari faktor-faktor kelambatan kepada pihak lain.

 

PEMILIHAN KONTRAKTOR

Sepertimana yang saya telah sebutkan sepintas lalu sebelum ini melalui pemberian kontrak secara sebut harga , panel Lembaga Perolehan Sebut Harga lebih bebas memilih kontraktor yang dikehendaki berasaskan kepada penilaian teknikal. Sebagai pegawai yang diarah untuk menguruskan pembinaan dewan ini saya dan juruteknik perlu membuat penilaian terlebih dahulu terhadap sebutharga kontraktor yang mengambil bahagian setelah ditutup tarikh tawaran. Penilaian ini amat penting bagi memastikan ahli Lembaga Perolehan Sebut Harga mendapat gambaran sebenar setiap kontraktor yang layak dan ini akan memudahkan mereka  membuat pertimbangan dan keputusan yang adil dan kontraktor yang dipilih adalah berwibawa.

 

Harus diingat bahawa pemilihan Kontraktor untuk melaksanakan projek tersebut perlulah benar-benar berkemampuan. Ini adalah kerana jika tidak mampu dan tidak cekap sudah tentu banyak isu dan masalah yang akan berbangkit nanti, antaranya yang mungkin akan dihadapi ialah kontraktor kekurangan modal, tidak cekap,  kekurangan pegawai atau tukang yang mahir, kekurangan buruh mahir, kontraktor jual projek kepada kontraktor lain.

 

ASAS-ASAS CADANGAN PEMILIHAN KONTRAKTOR

Dalam membuat cadangan pemilihan kontraktor yang layak beberapa aspek perlu diambil kira sebelum disyorkan nama kontraktor yang layak.

Antaranya yang boleh disenaraikan disini ialah seperti berikut:-

Kemampuan kewangan

Sumber kewangan kontraktor adalah perkara asas dalam melaksanakan projek. Dalam hal ini saya perlu melihat sejauh mana kontraktor ini mempunyai kewangan yang cukup atau bagaimana kontraktor mendapat kemudahan pinjaman wang, kemudahan kredit bekalan mentah dan sebagainya. Ini semua dapat diteliti dari penyata akaun bank yang dikemukakan, surat-surat jaminan kredit dari bank-bank dan juga pembekal-pembekal bahan mentah. Kontraktar yang hendak dicadangkan perlulah mempunyai modal pusingan tunai yang secukupnya bagi memulakan projek yang ditawarkan.

 

Pengalaman saya yang lalu menunjukkan kontraktor yang tidak ada langsung sumber kewangan tunai begitu lambat memulakan kerja walaupun tawaran rasmi telah dikeluarkan kepada mereka. Ini adalah kerana selepas mendapat surat tawaran barulah kontraktor tersebut hendak memohon pinjaman dari institusi kewangan atau lain agensi kerajaan. Sementara menanti kelulusan pinjaman hingga dikeluarkan wang pinjaman tidak ada apa-apa kemajuan ditapak kerana kontraktor tidak boleh memulakan kerja kerana tidak ada langsung modal awalan . Kadang-kadang sampai sebulan masih tidak memulakan kerja.

 

Didaerah Langkawi dari pengalaman melaksanakan projek penyelenggaraan infrastruktur asas 2006 (PIAS 2006) yang kontraktornya dipilih secara cabutan undi telah membuktikan  7 kontraktor daripada 158 kontraktor Daerah Langkawi yang mendapat projek, lambat melaksanakan projek melebihi 2 minggu dari tarikh milik tapak kerana setelah disiasat mereka ini menghadapi masalah kewangan.  Tempoh 2 minggu  yang ditetapkan ini adalah kehendak kementerian kewangan menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 6/ Tahun 1999 untuk tender. Jika sebut harga tempoh satu minggu seperti yang diamalkan sekarang ini adalah memadai. Sebab itu kekurangan modal ini boleh membawa kontraktor ini menjual pula projek ini kepada kontraktor lain dan beliau hanya ambil komisen sahaja. Jika ini berlaku maka tidak tercapailah hasrat kerajaan untuk memberikan projek kepada kontraktor bumiputera yang benar-benar berkecimpong sepenuhnya dalam bidang tersebut.

 

Cara untuk saya menilai kemampuan kewangan kontraktor ialah dengan meminta kontraktor yang masuk sebut harga mengemukakan kredit pembekal ataupun peraturan perjanjian bagi membiayai projek tersebut jika berjaya. Begitu juga saya boleh meminta dikemukakan bersama dokumen sebutharga penyata kewangan/bank  semasa yang menunjukkan kemampuan wang tunai yang ada pada kontraktor. Semua ini boleh dilakukan dengan kerjasama institusi kewangan jika hendak memastikan benar-benar kontraktor ini mempunyai kewangan yang kukuh.

 

Kemampuan Teknikal.

Saya juga perlu menilai kemampuan teknikal kontraktor seperti tukang atau buruh mahir yang ada , pengalaman kerja, rekod prestasi yang lalu termasuk perkhidmatan selepas siap projek, komen jabatan-jabatan teknikal lain yang pernah berurusan dengan kontraktor dan sebagainya . Kalau kontraktor yang masuk sebutharga dulunya pernah melaksanakan projek Pejabat Daerah maka tidak ada masalah sangat untuk menilai kemampuan dan prestasinya memandangkan jabatan mempunyai rekod tersebut. Penilaian yang dibuat ini tidaklah terlalu terperinci memandangkan projek ini hanya dibawah RM200,000.00 sahaja. Memadai dengan saya dan juruteknik yang ada untuk melihat aspek-aspek ini secara kasar tetapi boleh diambil kira untuk dibentangkan kepada Jawatankuasa Perolehan Sebut Harga yang biasanya dipengerusikan oleh Pegawai Daerah, dengan ahlinya terdiri dari Jurutera Jabatan Kerja Raya dan seorang lagi kumpulan Pengurusan dan Profesional yang ditentukan oleh Pegawai Daerah. Dalam hal ini saya tidak terlibat sebagai ahli tetapi terlibat sebagai pegawai yang menguruskan pelaksanaan projek ini dari penyediaan dokumen sebut harga , membuat penilaian sebutharga dan dibentangkan kepada jawatankuasa dan seterusnya melaksanakan projek hingga siap.

 

Saya tidak berpeluang untuk membuat penilaian seperti ini sekiranya  pemilihan kontraktor diadakan secara cabut undi dan sebagainya kerana sesiapa sahaja  boleh dipilih asalkan kontraktor layak mengikut criteria yang ditetapkan. Terpulanglah kepada nasib, kalau dapat yang baik, maka tidak ada masalahlah projek  tersebut, tetapi jika dapat kontraktor yang seringkali bawa masalah maka tunggulah apa yang akan berlaku. Akan ada sahaja masalah yang timbul yang memberi tekanan kepada jabatan yang dihambat oleh masa.

 

LAWATAN BERTERUSAN KE TAPAK PROJEK

Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengurus Projek yang diberi arahan oleh Pegawai Pengawal untuk mengesan dan mengawasi pelaksanaan sebenar projek secara terperinci dan berterusan bagi memastikan pelaksanaan projek tersebut berjalan lancar. Sekiranya tarikh sebenar pelaksanaan projek berbeda atau terlewat  dari tarikh rancang aktiviti saya hendaklah mengenalpasti masalah tersebut dan mengambil tindakan segera menyelesaikan masalah tersebut sebelum ianya menjadi kritikal sehingga memberi kesan kepada jadual pelaksanaan aktiviti-aktiviti yang seterusnya. Sebarang  masalah boleh dikesan semasa lawatan. Sebagai contohnya kadang-kadang pekerja tidak ada ditapak sehari atau dua hari. Perkara ini perlu ditegur dan  surat amaran akan dikeluarkan dan direkod dalam fail kontraktor di jabatan. Ini penting sebarang kegagalan melaksanakan kerja-kerja walau pun sehari atau dua hari  akan menghambat waktu pada bulan-bulan terakhir pembinaan projek tersebut.

 

Mesyuarat ditapak perlu diadakan selalu sekurang-kurangnya 2 minggu sekali dan boleh dipendekkan lagi jika dikesan ada masalah dalam pelaksanaan.  Pada saya pengurusan pelaksanaan projek yang berjaya memerlukan perancangan yang teliti termasuklah penjadualan  iaitu untuk memudahkan penyelarasan aktiviti-aktiviti  yang mempunyai hubungkait antara satu sama lain. Komponen kerja atau aktiviti yang telah dikenalpasti bersama kontraktor  terlibat kemudiannya dijadualkan bagi membentuk satu rangka kerja untuk tujuan penyelarasan, pengawasan dan pengawalan terhadap sumber yang digunakan. Oleh itu perlulah disediakan Pelan Pelaksanaan Projek yang agak  terperinci bagi projek pembinaan dewan serbaguna ini. Oleh bagi projek yang agak mudah ini saya akan menggunakan Carta Bar seperti rajah 1  yang mengandungi bar-bar yang berbentuk mendatar yang mana setiap satunya mewakili aktiviti pelaksanaan yang utama. Permulaan dan penghujung ini menunjukkan jadual tarikh-tarikh  permulaan dan tamat aktiviti utama.  Carta Bar adalah kaedah paling mudah dan berkesan dalam menunjukkan kedudukan setiap komponen aktiviti projek terutamanya untuk tujuan-tujuan strategic. Perbedaan jarak antara bar-bar yang dirancang dengan yang dilaksana akan menggambarkan kemajuan dalam pelaksanaan projek samada mendahului, menepati atau melewati jadual. Dari sini saya boleh mengambil tindakan  segera mengenalpasti apa masalah yang berlaku samaada pada peringkat kontraktor itu sendiri atau oleh faktor-faktor luaran seperti masalah tapak dan gangguan yang tidak diduga.

 

Sebenarnya bagi projek-projek yang lebih besar ada teknik lain yang biasa digunakan iaitu teknik Analisis Rangkaian yang boleh memberikan gambaran yang lebih jelas dan hubungan diantara aktiviti-aktiviti yang terlibat. Ada 2 teknik yang biasa digunakan dalam Analisis Rangkaian iaitu CPM (Critical Path Method) /Kaedah Laluan Kritis dan PERT (Teknik Penilaian dan Kajian Semula Program). Saya tidak bercadang untuk memanjangkan kaedah ini memandangkan projek yang dilaksanakan ini tidak begitu rumit dan memadai digunakan Carta Bar sahaja untuk maksud kertas tugasan ini.

 

PERUBAHAN KERJA

Kadang-kadang dalam masa melaksanakan sesuatu projek seperti ini akan berlaku sesuatu perubahan daripada kontrak kerja yang mana ini bermaksud akan berlaku penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan samada pelan spesifikasi atau senarai kuantiti dipinda, ditambah ataupun dikurangkan. Perkara ini di benarkan oleh peraturan  kewangan seperti dalam AP 202.1. Sungguhpun begitu sebagai pegawai yang menguruskan pelaksanaan projek ini saya perlu melihat akan keperluannya  samaada perlu atau tidak. Saya perlu meneliti terlebih dulu peruntukan kewanganyang ada sebelum mengambil apa tindakan selanjut. Jika tidak ada baki langsung maka tidak ada apa yang boleh dibuat, cuma sekadar mengambil maklum dan direkodkan untuk perancangan dimasa hadapan dalam memohon peruntukan tambahan bagi kerja-kerja yang difikirkan wajar diberi peruntukan tambahan.

 

Biasanya perolehan secara sebutharga akan ada  baki berbandingkan peruntukan yang diluluskan. Proses sebutharga akan menyebabkan akan ada saingan dan setiap kontraktor akan masuk sebutharga dengan tawaran yang kompetitif dan biasanya akan ada baki yang boleh digunakan untuk kerja-kerja tambahan yang diluar dari spesifikasi asal. Dalam  hal inilah pegawai pengawal berhak meluluskan perubahan atau tambahan kerja yang dicadangkan tidak melebihi 10% daripada nilai kontrak. Ini bukan bermaksud kos berlebihan  tetapi disebabkan ada tambahan-tambahan kerja yang dirasakan wajar dibuat, tambahan pula ada pula peruntukan baki. Peruntukan baki ini jika tidak digunakan akan ditarik balik dan sudah tentu merugikan jika tidak digunakan sepenuhnya sedangkan banyak keperluan yang ditampung bagi menjadikan dewan serbaguna tersebut lebih selesa dan lengkap. Perubahan besar terhadap spesifikasi asal sepatutnya tidak timbul sekiranya perancangan teliti seperti yang saya cadangkan pada peringkat awal tadi diambil kira dan diberi perhatian., kecualilah jika berlakunya bencana alam, kontraktor lari  dan sebagainya sudah tentulah ianya tidak dapat dielakkan dan pastinya akan melibatkan peningkatan kos yang berlebihan untuk membina semula, membuat sebutharga semula atau sebagainya.

 

PEMBAYARAN INTERIM

Pada kebiasaannya melaksanakan projek-projek seperti ini memerlukan modal tunai yang agak besar. Selain mendapat sumber kewangan dari institusi kewangan atau agensi kerajaan juga boleh membantu meringankan beban yang ditanggung oleh kontraktor dengan memberi kemudahan pembayaran interim terhadap kontraktor projek. Ini dibenarkan oleh peraturan kewangan. Sebenarnya untuk projek sebutharga jarang dilaksanakan pembayaran interim ini memandangkan jangkamasa yang singkat . Namun dalam kes ini saya perlu mempertimbangkan cara ini sebagai satu insentif kepada kontraktor untuk menggandakan usahanya dalam menyiapkan projek yang ditawarkan kepadanya. Cumanya ianya akan memberikan sedikit beban kepada jabatan untuk memproses tuntutan pembayaran interim ini memandangkan kena buat proses 2 atau 3 kali kerja bergantung kepada perakuan pegawai pengawal.

Saya ingin memetik kata-kata YAB Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi, Perdana Menteri Malaysia berkaitan perkara ini yang dipetik dari Akhbar Utusan Malaysia pada 6 Jun 2006

“pemantuan juga akan membolehkan kerajaan mengenal pasti segala masalah yang berlaku antaranya kelewatan pembayaran ikut kerja (progress payment) kepada kontraktor yang terlibat kerana itu ia boleh menjadi punca yang melewatkan pelaksanaan sesuatu projek. Kadangkala ada kontraktor kecil yang mengeluh sebab bayaran tidak dibayar pada masa bil dikemukakan, sehingga mereka tidak mampu melaksanakannya dengan cepat kerana halangan kewangan yang ada”

Jadi sebelum Perakuan Interim dapat disediakan dan dikeluarkan, penilaian terhadap kerja yang telah dilaksanakan dan bahan-bahan serta barang-barang tak pasang yang diserah/hantar ke tapak bina mestilah dibuat. Biasanya penilaian dibuat untuk pembayaran interim ialah 75 % daripada nilai bahan, barang, dan kerja-kerja atas tapak bina.

Saya tidak akan membincangkan prosedur dalam membuat tuntutan pembayaran interim ini cuma cukup sekadar menyatakan cara ini akan membantu kontraktor mengatasi masalah kewangannya dan ini membantu kontraktor  melaksanakan projek tersebut dengan lebih cepat dan berkualiti serta cekap.

 

PEMANTAUAN DIPERINGKAT JAWATANKUASA KERJA TINDAKAN DAERAH

 

Didalam melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal didaerah terdapat 2 mekanisma pemantauan projek pembangunan iaitu  yang pertama Arahan No 1,  Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional dan yang keduanya ialah Sistem Pemantauan Projek Berkomputer. Ini adalah kerana kerajaan menyedari  betapa pentingnya pelaksanaan projek berjalan lancar dan tidak terjejas dengan apa-apa fenomena ekonomi, politik, social  semasa. Sebab itulah pemantauan berkomputer diadakann oleh Kerajaan seperti Sistem Buku Merah, SPP1, SETIA, SIAP dan sebagainya dan yang  terkini yang dibangunkan ialah Sistem Pemantauan Projek II (SPPII) menggantikan system-sistem yang terdahulu disebabkan projek yang semakin bertambah. Kejayaan Pelaksana Rancangan 5 Tahun Malaysia dari tahun 1957 hingga Rancangan Malaysia ke 9 banyak dibantu oleh Sistem Pemantauan Berkomputer seperti yang yang telah disebutkan tadi.

 

Saya tidak akan membincangkan akan sistem-sistem pemantauan yang tersebut memandangkan ianya untuk projek-projek  besar yang diluluskan dan Rancangan Malaysia ke 9 . Saya sengaja menyebutkan system ini secara sepintas lalu untuk menunjukkan samaada projek kecil atau besar pemantauan yang berterusan terhadap sesuatu projek perlu diberi perhatian oleh agensi pelaksana.

 

Diperingkat Daerah terdapat Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah yang diujudkan hasil dari Arahan No 1, Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Daser Pembangunan Nasional  yang mana pengerusinya ialah Pegawai Daerah sendiri. Jawatankuasa ini akan menyelaras, mengawasi dan mengesan program dan projek pembangunan yang dilaksanakan oleh agensi-agensi Kerajaan diperingkat daerah secara keseluruhan dan bersepadu. Ia juga mengawasi implikasi pelaksanaan projek-projek mega/pengswastaan didalam daerah yang memberi kesan sosio ekonomi dan alam sekitar daerah berkenaan. Disamping itu jawatankuasa ini juga perlu memastikan kumpulan sasaran mendapat faedah maksimum daripada program dan projek yang dilaksanakan dan perkara penting yang saya hendak sebutkan disini ialah memastikan pelaksanaan program dan projek yang tidak dapat diselesaikan  pada peringkat jabatan dapat dibincang diforum ini.  

 

Projek seperti Pembinaan Dewan Serbaguna Di Kg X ini boleh dibawa masuk kedalam Jawatankuasa ini jika ada apa-apa masalah yang tidak dapat diselesaikan diperingkat jabatan kerana dalam Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah ini terdapat ahli-ahli terdiri dari jabatan-jabatan  teknikal dan sebagainya.  Pengalaman-pengalaman yang lalu menunjukkan banyak masalah berbangkit semasa pelaksanaan projek, dapat diselesaikan diperingkat ini dan ini dapat mempercepatkan lagi pelaksanaan projek tersebut tanpa tergantung dengan tidak ada apa-apa keputusan..

 

Isunya sekarang ini saya dapati dalam minit Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah beberapa daerah yang saya teliti termasuklah daerah Langkawi sendiri perkara-perkara yang tidak berkenaan dengan perancangan dan pelaksanaan projek pun dimasukkan sama. Penulis sendiri sebagai urusetia Jawatankuasa tersebut cuba untuk membuang perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan perancangan dan pelaksanaan projek tapi tidak berjaya dan terpaksa dimasukkan balik isu-isu dan masalah yang dibangkitkan memandangkan kurang kefahaman ahli-ahli tentang tujuan diujudkan jawatankuasa tersebut terutama dari Ahli Yang Berhormat dan setengah-setengah jabatan. Ini mungkin kerana tidak ada forum lain yang boleh dibangkitkan untuk mendapat perhatian jabatan yang berkaitan maka isu tersebut dibangkitkan juga. Antara contoh-contoh isu yang dibangkitkan ialah isu kerbau berkeliaran di Pulau Langkawi, isu kenaikan harga barang, isu kenaikan harga tambang feri, isu anjing liar, isu penjualan video lucah dan sebagainya.

 

Susunan

MOHD ASRI REDHA B. ABDUL RAHMAN

About these ads
Posted in: Pentadbiran