KEAJAIBAN IT DALAM KEHIDUPAN SEHARIAN PENTADBIRAN KERAJAAN

Posted on September 27, 2008

0


KEMAJUAN TEKNOLOGI MAKLUMAT  DALAM PENINGKATAN PRODUKTIVITI SEKTOR AWAM DI MALAYSIA.

 

Susunan: Mohd Asri Redha b. Abdul Rahman

 

1.         PENGENALAN

1.1       Kemunculan era teknologi maklumat (IT) telah menjadikan ia sebagai penyumbang utama kepada kejayaan negara dalam persaingan diperingkat global. Teknologi Maklumat telah diakui sebagai satu kaedah atau teknologi penggerak yang paling strategik bagi menyokong  pertumbuhan ekonomi negara Malaysia disamping dapat meningkatkan kualiti hidup penduduknya. Berikutan  itu kerajaan mula memberikan perhatian yang berat terhadap infrastruktur teknologi maklumat ini dalam Rancangan Malaysia ke 6, di mana pelaburan yang besar telah disalurkan  bagi menyediakan infrstruktur asas teknologi maklumat.. ini adalah sebagai langkah awal kearah menubuhkan rangkaian kemudahan dan perkhidmatan yang canggih.

1.2       Kerajaan mulai sedar betapa dalam usaha meningkatkan produktiviti  sektor awam, tumpuan perlulah diberikan kepada sistem dan teknologi kerja yang moden dan berkesan. Peningkatan produktiviti dalam sektor awam bukan sahaja dilihat dari segi kuantiti/jumlah bilangan atau perkhidmatan yang dihasilkan tetapi juga hendaklah dilihat dari segi kualiti atau mutu barangan atau perkhidmatan tersebut. Dalam hal ini juga kerajaan menyedari bahawa teknologi maklumat adalah juga merupakan satu instrumen yang penting yang boleh membantu  dalam usaha kerajaan untuk meningkatkan prestasi kakitangan dan produktiviti jabatan .Tenaga kerja sektor awam akan lebih berminat dan selesa bekerja dengan alat-alat kelengkapan yang bersesuaian dan sistem-sistem teknologi maklumat yang lengkap dengan kelengkapan  perisian yang terkini.

1.3       Kertas  kerja ini hanya akan membincangkan bagaimana faktor ‘Kemajuan Teknologi Maklumat’   memainkan peranan yang penting dalam peningkatan produktiviti  sektor Awam di Malaysia. Sebenarnya ada banyak faktor-faktor lain yang boleh meningkatkan produktiviti iaitu usaha-usaha memodenkan peralatan pejabat, usaha-usaha menambahbaik sistem dan  prosedur,  faktor manusia, struktur dan organisasi, ‘style’  pengurusan, persekitan kerja, serta sistem penyelenggaraan yang berkesan.

2          KONSEP PRODUKTIVITI

2.1       Produktiviti secara amnya bolehlah didefinasikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Sebagai contohnya output  yang dikeluarkan oleh Jabatan Tanah Dan Galian ialah pengeluaran surat hakmilik, kelulusan ubah jenis kegunaan tanah, kutipan cukai tanah, lesen pendudukan sementara dan sebagainya. Begitu juga dengan Jabatan Imigresen Malaysia  salah satu outputnya ialah pasport antarabangsa yang dikeluarkan, manakala Jabatan Pendaftaran Negara outputnya ialah Sijil Kelahiran, Kad Pengenalan, Sijil Kerakyatan dan sebagainya. Input pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output. Sumber-sumber tersebut ialah seperti bahan-bahan,peralatan kerja, manusia,  bahan-bahan dan sebagainya.

2.2       Dengan lain perkataan produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan diantara keluaran yang dihasilkan  oleh sesebuah jabatan atau organisasi dengan input yang digunakannya. 

2.3       Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan kualiti. Perkaitan diantara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang menjadi matlamat sesebuah jabatan. Peningkatan Produktiviti merupakan satu proses penambahbaikan yang berterusan dan perubahan itu menjadi asas baginya. Perubahan tersebut meliputi 4 aspek iaitu:- Peningkatan dalam kualiti barangan atau perkhidmatan, peningkatan kepada kuantiti barangan yang dikeluarkan, pengurangan tempoh masa bagi mengeluarkan output dan akhirnya pengurangan kos operasi.

2.4       Sekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu menyamai matlamat  yang dikehendaki maka jabatan itu dikatakan berkesan kerana telah berjaya mencapai matlamatnya. Untuk mencapai tahap keberkesanan  tersebut jabatan perlu produktif . Dalam kontek inilah produktiviti  dan keberkesanan dikatakan dua konsep yang saling kait mengait.   Antara ciri-ciri yang terdapat dalam kualiti termasuklah perkhidmatan yang cepat atau mengurangkan masa, boleh dipercayai, tiada kesilapan,  perkhidmatan bersopan santun, mementingkan keselamatan, kurang kos dan sebagainya.

2.5       Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat  mempertingkatkan produktivitinya  adalah bergantung kepada sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi input-input pengeluaran seperti teknologi maklumat dengan cekap. Semakin cekap proses ini maka semakin tinggilah produktiviti kerana input-input tersebut dapat digunakan secara efisien dan optimum. Dalam kontek keperluan kertas kerja ini ialah bagaimana jabatan itu mengeksploitasi sepenuhnya teknologi maklumat secara optima..

 

3.         PERKAITAN ANTARA  TEKNOLOGI  KOMPUTER, TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI.

 

3.1       Sepertimana yang telah dijelaskan sebelum ini salah satu faktor utama yang mempengaruhi produktiviti sektor awam / jabatan ialah faktor penggunaan teknologi moden dalam pentadbiran. Melalui penggunaan teknologi , sesetengah proses kerja dapat diautomasi atau dimekanisasikan. Dengan cara ini banyak kerja-kerja  dapat dijalankan dengan lebih cepat, murah, kurang menggunakan tenaga manusia, diisamping dapat meningkatkan kualitinya. Selain dari itu sesetengah kerja  yang dahulunya dibuat oleh manusia secara manual telah dapat dipindahkan  kepada mesin untuk melaksanakannya. Contohnya percetakkan bil, penyediaan bil, resit kutipan hasil,  surat notis standard, pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam dan sebagainya.

3.2       Program automasi pula khususnya yang berasaskan komputer bolehlah ditumpukan kepada pengendalian atau pengurusan ‘teknologi maklumat’. Teknologi Maklumat  merupakan teknologi yang diperlukan untuk pemprosesan data. Ini merupakan satu istilah yang amat luas berkenaan segala aspek dalam pengurusan dan p-pemprosesan  maklumat. Secara tepat menggunakan computer digital dan perisian system computer untuk mengubah, menyimpan, melindungi, memproses, memindah, melihat dan mendapatkan maklumat tanpa mengira tempat dan waktu. Sebab itulah IT ini amat berkaitan juga dengan komunikasi. Oleh itu selalunya Teknologi Maklumat (Information Technology) disebut juga Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Information and Communication Techology) . . Dalam  hal ini maka teknologi komputer amat berkait rapat dengan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT). Kedua-duanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan antara satu sama lain. Oleh itu perbincangan dalam kertas ini akan membincangkan dalam kontek teknologi komputer dan teknologi maklumat dan komunikasi seiringan.

3.3       Untuk memudahkan pemahaman, teknologi maklumat boleh dipecahkan kepada komponen atau bahagian untuk memudahkan perbincangan dalam kertas ini. Komponen tersebut ialah teknologi, organisasi dan pengguna .

3.3.1    Teknologi merujuk kepada perkakasan, perisian dan system telekomunikasi yang digunakan didalam pengurusan dan pemprosesan maklumat. Perkakasan computer seperti Unit Pemprosesan Pusat (CPU), ingatan (RAM), cakera keras (HDD) , papan kekunci, tetikus dan sebagainya yang amat penting dalam proses kemasukan, pemprosesan  dan penyimpanan maklumat. Perisian computer ialah seperti sistem operasi yang popular seperti Linux, Unix, Mac OS dan Windows dan aplikasi produktiviti pejabat seperti Open Office atau Microsoft Office serta perisian internet seperti peluncur web Netscape, Mozilla, Navigator, safari, internet explorer serta lain-lain lagi memainkan peranan besar dalam teknologi maklumat . Ini kerana ia merupakan perisian yang paling banyak digunakan oleh pengguna komputer setiap hari.  Sistem telekomunikasi merupakan komponen yang amat penting dalam pembangunan teknologi maklumat keraja ia merupakan rangkaian dan jambatan yang menyambungkan semua sistem komputer dan sistem telekomunikasi diseluruh dunia seperti internet, satelit, dan sistem telefon. Ia merupakan kombinasi beberapa teknologi seperti protokol atau senibina telekomunikasi (TCP/IP, OSI dsb), teknologi telekomunikasi/rangkaian  (ATM, 3 G, SMS, MMS, Bluetooth dsb) dan teknologi Media Penghantaran (wayar tembaga, gentian optic, gelombang mikro, radio dan satelit .)

3.3.2    Organisasi pula merupakan tempat dimana teknologi maklumat digunakan. Ia mempengaruhi pengurusan dan pemprosesan maklumat tersebut. Ia mungkin boleh dilihat dari sudut pentadbiran organisasi yang membahagikan organisasi kepada tiga bahagian iaitu peringkat operasi, taktikal dan strategik dimana setiap peringkat memerlukan sistem yang berbeda.. Diperingkat tahap strategik ianya lebih kepada CEO/Ketua Jabatan tersebut (Sistem Maklumat Eksekutif), tahap Taktikal pula  lebih kepada pengurus/pengarah  pertengahan/bahagian (Sistem Maklumat Pengurusan) dan tahap Operasi pula tumpuan kepada peringkat bawahan kakitangan biasa seperti juruwang dan sebagainya(Sistem Pemprosesan Transaksi)

3.3.3    Pengguna merupakan pengguna teknologi maklumat yang boleh dipecahkan kepada pengguna yang mengguna dan pengguna yang mentadbir maklumat tersebut. Pengguna sistem yang tidak mentadbir system tersebut ialah seperti pemegang akaun bank, kerani, juruwang, pengurus, orang awam dan sebagainya. Manakala pentadbir teknologi maklumat ialah seperti juruteknik komputer, pengurus teknologi maklumat, juruanalisa system, pengaturcara program dan seumpamanya.

3.4       Secara mudahnya bolehlah digambarkan seperti berikut:-

 ORGANISASI

 

TEKNOLOGI

 

 

 

 

                         PENGGUNA

 

TEKNOLOGI MAKLUMAT

GABUNGAN ANTARA TEKNOLOGI, ORGANISASI DAN PENGGUNA

 

3.5       Pemahaman kepada konsep dan istilah-istilah di atas amat penting dalam memahami bagaimana teknologi maklumat dan telekomunikasi boleh mempengaruhi peningkatan produktiviti sektor awam.

4.         KEMAJUAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DALAM PENINGKATAN PRODUKTIVITI SEKTOR AWAM : SATU PEMERHATIAN DIBEBERAPA SEKTOR AWAM YANG TERPILIH

4.1       Penggunaan IT dalam sektor awam tertumpu kepada usaha meningkatkan produktiviti dan kecekapan serta memperbaiki mutu perkhidmatan awam. Kerajaan telah menumpukan secara giat berkenaan penggunaan IT dalam pentadbiran dalam Rancangan Malaysia ke 6. Lebih RM1.6 billion telah diperuntukkan dalam bidang IT untuk maksud mempercepatkan hasrat dan matlamat  meningkatkan produktiviti. Kerajaan telah mengambil pendirian dan langkah yang tepat apabila memberi perhatian kepada teknologi maklumat dengan mengujudkan Koridor Raya MultiMedia (MSC) dikawasan pembangunan Putrajaya.

4.2       Dengan perubahan yang begitu agresif dalam teknologi maklumat, Malaysia tidak boleh ketinggalan dalam mengikuti arus perkembangan tersebut. Penyediaan infrastruktur asas IT yang canggih dan terkehadapan membolehkan Malaysia boleh menerima perkembangan tersebut tanpa masalah.  . 

4.3       Penulis telah membuat penelitian dan kajian sepintas lalu terhadap beberapa   jabatan/pejabat yang telah melaksanakan sepenuhnya  Teknologi Maklumat Berkomputer dijabatan masing-masing dan bagaimana ianya telah memberikan faedah yang maksima kepada pelanggan akibat peningkatan produktiviti hasil penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi. Terdapat perbedaan yang begitu ketara output yang dikeluarkan  jika dibandingkan dengan sebelum ini yang tidak menggunakan sepenuhnya teknologi maklumat. Penulis akan memaparkan kejayaan peningkatan produktiviti sektor awam dalam bentuk kes-kes dibeberapa jabatan yang sempat dikenalpasti dalam tempoh yang amat singkat ini.

 4.4      Jabatan Pengangkutan Jalan Raya (JPJ) adalah merupakan jabatan yang paling sibuk dengan bilangan pelanggan yang semakin ramai setiap hari. Ini berikutan perkembangan pesat dalam ekonomi negara membolehkan rakyat berbelanja besar dalam sektor pengangkutan.  Sebelum ini penggunaan sistem secara  manual banyak memberi masalah kepada pengguna apatah lagi jika ianya melibatkan pertukaran maklumat-maklumat dari negeri lain seperti pertukaran hakmilik kenderaan dan sebagainya. Begitu juga dengan pembaharuan cukai jalan dan insuran dan sebagainya banyak menimbulkan masalah. Setiap satu urusan berkaitan dengan JPJ mengambil masa yang begitu lama. Memandangkan masa yang diambil begitu lama maka banyak berlaku penyelewengan dan unsur-unsur rasuah dalam pentadbiran JPJ. Ini kerana ada pelanggan yang memerlukan kesegeraan urusan diselesaikan dan tidak dapat tidak terpaksa mengumpan kakitangan-kakitangan yang terlibat disetiap peringkat dengan habuan-habuan yang lumayan untuk membolehkan permohonan mereka diproses dengan cepat. Sebab itulah tidak hairan satu ketika dulu JPJ merupakan jabatan yang agak ketara dengan penyalahgunaan kuasa dan rasuah.  

4.4.1    Penggunaan komputer dan teknologi maklumat yang diperkenalkan di JPJ sejak awal tahun 1980 dan telah dipertingkatkan dari masa kesemasa  telah memberi kesan yang amat ketara terhadap perkhidmatan yang telah diberikan kepada pelanggannya. Melalui system Pendaftaran Pemandu dan Kenderaan, Sistem Perkhidmatan Pelesenan dan Saman yang dilancarkan pada tahun 1997. Ianya telah meningkatkan kecekapan dan produktiviti dari segi mendapatkan maklumat yang cepat dan tepat. Sistem ini telah menyediakan perkhidmatan melalui pelbagai saluran penyampaian (multi delivery channel) secara elektronik kepada orang awam. Perkhidmatan telah disampaikan melalui pelbagai saluranb seperti kiosk, ‘interactive voice response’, telefon dan perkhidmatan internet melalui web TV dan computer peribadi. Hasil daripada itu JPJ telah dapat mengelakkan pendaftaran baru bagi kenderaan yang dicuri, mengesan dokumen impot palsu serta lain-lain dokumen dengan cepat. Ini telah dapat meningkatkan penyelewengan dan meningkatkan hasil Kerajaan Persekutuan. Lebih banyak kaunter telah dibuka  dengan jumlah kakitangan yang sama. Ini telah mengurangkan masa menunggu kepada orang awam. Pembayaran cukai jalan dan insuran juga telah menjadi lebih mudah dan kurang karenah dimana semua pembayaran insuran dibuat secara on-line sahaja dan pemilik kenderaan hanya perlu membawa geran hakmilik kenderaan sahaja ke JPJ.

4.4.2    Kecanggihan teknologi maklumat yang dilaksanakan oleh JPJ membolehkan ianya disambungkan secara on-line dengan Jabatan Polis dan operator telekomunikasi bagi membolehkan seseorang pesalah trafik mengetahui status kesalahan trafiknya melalui telefon mudah alih. Pembayaran saman juga boleh dibayar dimana-mana pejabat JPJ dengan kecanggihan teknolog maklumat yang digunapakai.

4.4.3    Pada umumnya sejak kebelakangan ini pengguna/pelanggan lebih berpuashati dengan adanya sistem teknogi maklumat yang berkesan yang diperkenalkan dalam pengurusan JPJ. Pada masa yang sama gejala-gejala rasuah telah dapat dikurangkan kerana segala proses telah dipercepatkan dan ada sebahagian daripada aktiviti JPJ boleh dibuat di Pejabat Pos seluruh negara. JPJ juga telah dapat mengurangkan masa menunggu untuk mengetahui keputusan ujian memandu kenderaan dari 2 minggu kepada 1 hari sahaja dengan ‘Sistem Adilkap’ yang diperkenalkan. Semuanya ini kerana sistem teknologi maklumat dan komunikasi yang canggih telah memberi kemudahan dan kesenangan kepada jabatan dan pengguna. Bagi mempertingkatkan lagi produktiviti JPJ kerajaan telah melancarkan ‘kad pintar pelbagai guna’ dimana didalamnya salah satu aplikasi yang dimuatkan ialah berkenaan Lesen Memandu Kenderaan Bermotor. Dengan kad ini pengguna dapat berurusan dimana sahaja jabatan yang mengambil bahagian seperti di Jabatan Pendaftaran, Jabatan Kesihatan, Jabatan Imigresen dan sebagai pilihan kad ini juga boleh menjadi kad wang elektronik yang boleh diguna di ‘Automatic Teller Machine’. Walau bagaimanapun perkhidmatan ini belum lagi menyeluruh dan masih lagi di Lembah Kelang . Walau bagaimanapun sudah boleh digambarkan bagaimana mudahnya teknologi maklumat yang dibangunkan ini memberi keuntungan kepada rakyat sebagai pengguna samaada dalam bentuk masa yang singkat, pengurangan kos, mengurangkan tekanan, tidak perlu bersusah-susah ke jabatan berkenaan dan sebagainya.

4.5       Jabatan Pertanian telah memulakan Sistem Pemetaan Berkomputer sejak tahun 1981 dan telah di pertingkatkan dari masa kesemasa sesuai dengan perubahan teknologi maklumat terkini. Begitu juga pada tahun 1984 telah mengujudkan  Sistem  Maklumat Pertanian. 

4.5.l     Melalui sistem ini semua maklumat gunatanah  dan tanah-tanah telah dimasukkan dalam komputer. Sistem ini telah dapat meningkatkan kecekapan dan produktiviti dalam pengeluaran peta, dimana ianya telah dapat mengurangkan masa untuk mendapatkan maklumat peta dari 3 bulan sebelum ini kepada kurang 9 jam sahaja. 

4.5.2    Sistem Maklumat Perancangan dan Pembangunan iaitu salah satu dari Sistem Maklumat Pertanian telah dapat menyimpan hampir sejuta petani di Semenanjung Malaysia. Daripada sistem ini pihak jabatan telah dapat mengenalpasti  maklumat  hampir 200,000 orang petani yang termiskin dan data-data ini dapat digunakan oleh agensi-agensi pusat bagi menggubal program untuk membantu petani-petani tersebut. 4.5.3         Pada tahun 1995  Kementerian Pertanian juga telah melancarkan sistem  AGROLINK bagi menyediakan data dan maklumat lengkap dan menyeluruh mengenai sektor pertanian. Melalui sistem ini lebih  ramai pengguna/pelanggan dari berbagai kepentingan dalam sektor pertanian boleh akses masuk untuk mendapatkan maklumat-maklumat terkini mengenai dasar-dasar pertanian, peraturan dan sebagainya untuk perancangan yang lebih tepat selaras dengan Dasar Pertanian Negara.

4.6       Pemantauan ke atas pelaksanaan sesuatu projek adalah penting untuk menjamin kelancaran pelaksanaan projhek berkenaan. Terdapat 2 tujuan asas kenapa pemantauan projek perlu dilakukan iaitu untuk menyelesaikan masalah yang ujud dan yang bakal dihadapi supaya jadual pelaksanaan projek tidak terjejas dan untuk perancangan masa depan yang lebih baik dan menyeluruh.

4.6.1    Walau bagaimanapun disebabkan projek-projek pembangunan yang dilaksanakan semakin bertambah sehingga berbilion Ringgit Malaysia setiap tahun, proses-proses kerja dipelbagaikan dan bertambah canggih serta perancangan yang semakin rumit dan mencabar maka suatu sistem pengurusan projek perlu disediakan. Sebab itu pihak Kerajaan telah membangunkan ‘Sistem Pemantuan Projek II (SPPII)’ untuk memenuhi keperluan terkini. Sistem ini merupakan salah satu daripada lima projek perintis dibawah aplikasi perdana Kerajaan Elektronik yang bertujuan untuk mempertingkatkan produktiviti, keberkesanan dan kecekapan jentera pentadbiran kerajaan dalam memberi perkhidmatan kepada orang awam dan sector swasta.

4.6.2    Dengan sistem PMS II ini telah dapat membantu agensi-agensi kerajaan didalam proses perancangan strategic dan membuat keputusan dengan cepat dan tepat. Ini kerana keupayaan sistem ini dalam aspek menyimpan data dan maklumat, keupayaan menganalisa arah tuju kemajuan projek dan ramalan bagi setiap peringkat pelaksanaan projek serta menyediakan kemudahan untuk menjana laporan mengikut keperluan agensi masing-masing. Sistem ini juga membolehkan agensi membuat analisa status pelaksanaan projek dan unjuran potensi masalah yang mungkin timbul dan dengan demikian, persedian awal dapat dibuat untuk mengatasi masalah tersebut.

4.6.3    Oleh itu peningkatan produktiviti amat ketara kepada Unit Penyelarasan Pelaksanaan dan lebih 470 buah agensi-agensi pelaksana yang menggunakan sistem ini untuk Pemantauan dan Penilaian Projek yang sedang dilaksanakan. Kejayaan sistem yang diamalkan ini telah menarik minat beberapa negara seperti seperti Brunei, Fiji, Sri Lanka, Bhutan untuk turut sama melaksanakan rancangan pengkomputeran  serupa dalam urusan pembangunan kerajaan masing-masing. Berbanding dengan pendekatan sebelum ini pemantauan dibuat secara manual laporan berkala dan mengambil masa untuk penyampaian laporan ke peringkat atasan seperti di ICU.. Tindakan pembetulan dan mengatasi masalah-masalah yang berbangkit semasa pelaksanaan dapat diambil dengan segera berdasarkan maklumat yang diperolehi dalam sistem PMS tersebut. Sistem yang dilaksanakan ini telah berjaya meningkatkan  produktiviti melalui pelaksanaan projek yang lebih berkesan, cepat dan terkawal.

4.7       Kerajaan Malaysia telah melancarkan  satu pangkalan data Kerajaan yang dinamakan ‘Civil Service Link (CSL)’ pada tahun 1994. Ianya telah banyak membantu Perkhidmatan Awam meningkatkan keupayaannya mempelbagai dan memperluaskan penyebaran maklumat Kerajaan secara elektronik. Walau bagaimanapun dengan penggunaan internet yang semakin meluas dan kesungguhan jabatan/agensi-agensi kerajaan mengadakan laman web  masing-masing, keupayaan CSL telah dipertingkatkan  dan konsepnya diubah supaya sesuai dengan perkembangan tersebut. Dengan itu satu sistem penyebaran maklumat baru yang diberi nama Malaysia Civil Service Link (MCSL) telah diwujudkan.

4.7.1    Dibawah konsep ini MCSL dijadikan sebagai gerbang atau pintu masuk (gateway) utama yang membolehkan pengguna mengakses secara dalam talian (on-line) maklumat yang disediakan melalui laman web agensi-agensi kerajaan.. Dengan gerbang utama  ini lebih banyak maklumat dapat diperolehi oleh jabatan-jabatan kerajaan maupun oleh rakyat  dan pengguna seluruh dunia. Kerajaan dengan lebih mudah menyampaikan apa-apa sahaja maklumat dan perkembangan terkini mengenai dasar-dasar dan peraturan terkini kerajaan. Dengan cara ini produktiviti jabatan dapat dipertingkatkan melalui penyampaian maklumat yang berkesan secara MCSL ini.

4.8       Pengenalan ‘E-Syariah’ sebahagian daripada projek Kerajaan Elektronik adalah merupakan satu system pengurusan kes yang bersepadu yang telah mengintegrasikan semua proses yang terlibat didalam pengendalian kes-kes Mahkamah Syariah .

4.8.1    Sebanyak 106 buah Mahkamah Syariah yang terletak di 102 lokasi diseluruh Malaysia akan dipasang dengan system ini. ‘Sistem E-Syariah’ telah membawa perubahan yang besar kearah peningkatan produktiviti jabatan Syariah. Dengan system ini ia akan memperkemaskan pengurusan kes disamping dapat menyeragamkan proses pengendalian pendaftaran Peguam  Syarie. Urusan harian pejabat dapat dipertingkatkan melalui penggunaan Sistem Automasi Pejabat manakala Sistem Pengurusan Perpustakaan Jabatan Syariah Malaysia dan Jabatan Syariah Negeri mempermudahkan proses memesan buku-buku dan bahan-bahan perpustakaan untuk rujukan para Hakim dan Pendaftar Mahkamah Syariah.

4.8.2    Melalui ‘Portal E-Syariah’ ianya menjadi gerbang maklumat yang menyediakan kemudahan kepada orang ramai dan anggota Mahkamah Syariah untuk mendapatkan maklumat mengenai peraturan dan prosidur mahkamah, peraturan terkini serta membuat pertanyaan mengenai status kes. Pengiraan Faraid juga dibuat secara elektronik dan automatic.  Sebelum ini setiap Mahkamah Syariah tidak mempunyai rangkaian perhubungan antara satu sama. Kalau ada hanya setakat penggunaan telefon dan surat-menyurat rasmi. Dengan itu kadang-kadang berlaku pertindihan kes-kes antara negeri-negeri dan keputusan-keputusan kes yang berbeda-beda.

4.9       Pada 30 May 2002 YB Menteri Sumber Manusia Datuk Wira Fong Chan Onn telah melancarkan ‘Sistem Penjodohan Pekerjaan (JSC)’. Sistem ini adalah untuk memberi kemudahan kepada pencari kerja mencari peluang pekerjaan yang bersesuaian. Selain itu majikan juga boleh mendapat calon yang sesuai untuk mengisi kekosongan disyarikat mereka. Menerusi system ini juga pencari kerja boleh membuat permohonan pekerjaan dan majikan boleh menguruskan permohonan pekerjaan yang diterima. Semua kemudahan yang disediakan ini tidak dikenakan sebarang bayaran. Sistem yang diamalkan ini telah meningkatkan mobilasi tenaga kerja negara dan mempastikan penggunaan tenaga kerja dengan optima melalui penjodohan pencari kerja dan kekosongan jawatan yang lebih sistematik. Sistem ini juga menjadi pusat maklumat pasaran buruh yang boleh dicapai oleh orang ramai samada dari dalam dan luar negara, pelabur-pelabur asing dan juga pelajar-pelajar Malaysia di luar negara. Segala-galanya hanya ada dalam computer yang boleh diakses diserata pelusuk dunia dengan teknologi internet.

4.10     Kerajaan telah melancarkan Kerajaan Elektronik sebagai salah satu Aplikasi Perdana ‘Multimedia Super Coridor’ dengan harapan untuk mewujudkan ahli teknologi multimedia. Kerajaan Elektronik akan membaiki cara Kerajaan beroperasi dan pada masa yang sama memberi perkhidmatan terbaik kepada orang ramai. Ianya telah meningkatkan produktiviti melalui peningkatan kualiti, keselesaan dan komunikasi diantara orang ramai dan peniaga. 

4.10.1  Sebagai perintis kepada Kerajaan Elektronik maka kerajaan telah menyediakan ‘Sistem E-Perolehan’ bermula pada tahun 1990. Melalui E-perolehan akan membolehkan syarikat pembekal mempamir dan memperkenalkan barang keluarannya dalam World Wide Web, menerima, mengurus, dan memproses permintaan pembelian serta menerima bayaran daripada agensi Kerajaan melalui Internet..Katalog produk syarikat juga boleh dipamir secara elektronik samada dalam bentun 2D atau 3D dan boleh dilihat melalui sebarang kompute dengan pelayar web. Disamping itu pembekal dapat mengemukakan sebutharga , mendapatkan dokumen tender dan mengemukakan tawaran tender melalui E-Perolehan . Syarikat pembekal juga dapat mendaftar dan membaharui pendaftaran dengan Kementerian Kewangan dan juga membuat semakan status permohonan dan sebagainya  tanpa perlu ke Jabatan berkenaan.

4.10.2  Pada 6 Oktober 2000 ‘Sistem E-Perolehan’ telah pun berjaya melancarkan 2 modul besar iaitu ‘Perolehan menerusi Kontrak Pusat dan Pendaftaran Pembekal’.  Pada 10 Mei 2002 Modul Pembelian Terus telah dilancarkan. Melalui sistem yang diamalkan ini kerajaan telah dapat mengurangkan kos yang besar, proses perolehan yang lebih cekap dan berkesan, memastikan akauntabiliti dan ketelusan, kos operasi lebih rendah dalam jangkamasa panjang, tenaga kerja yang lebih terlatih dan berpetahuan,  pilihan terbaik bagi produk dan perkhidmatan, mudah untuk mengawasi perangkaan dan maklumbalas pelanggan, pengesanan otomatik ke atas status pesanan dan penghantaran dan sebagainya.

4.10.3  Bagi pihak swasta atau pembekal ianya telah dapat mengurangkan kos dalam pengurusan jualan dan operasi, liputan pasaran yang lebih meluas, menjadi titik permulaan bagi perdagangan elektronik, transaksi dan tatacara yang lebih selamat dan lancar serta pemindahan bayaran menjadi lebih selamat dan lancar serta pemindahan bayaran yang lebih selamat melalui MEPS/EFT

4.11     Di Negeri Kedah sendiri terdapat jabatan yang telah menunjukkan peningkatan produktiviti yang begitu tinggi dan baik sekali. Jabatan yang dimaksudkan ialah Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja Negeri Kedah.

4.11.1  Jabatan ini telah menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi sepenuhnya dalam operasi jabatannya. Jabatan telah mengekploitasi sepenuhnya pelbagai jenis data sebagai input kepada sistem-sistem maklumatnya. Antaranya ialah data latihan, data pengurusan stor, kewangan, personal dan kuiri audit untuk tujuan pengurusan, manakala maklumat seperti cukai yang dikutip, jumlah barang yang diimport dan dieksport serta syarikat-syarikat pengimport dan pengeksport untuk tujuan perkastaman. Data mengenai pelanggan dan output-output utama jabatan juga disimpan. Contohnya jumlah kutipan hasil jabatan, jumlah borang kastam, jumlah lesen agen penghantaran, jumlah lesen gudang berlesan, jumlah jeti persendirian, jumlah kenderaan berkunci, jumlah permit kastam 10 dan 20, jumlah lesen import rokok, dan lesen import minuman keras. Begitu juga semua rekod mengenai penyeludupan dan sebagainya. Semua maklumat-maklumat yang ada ini telah dibentuk sistem yang tertentu melalui penggunaan teknologi maklumat yang digunakan secara intensif.

4.11.2  Hasilnya telah berjaya mencipta beberapa sistem maklumat yang dapat memudahkan perjalanan kerja, menjimatkan kos, masa dan tenaga manusia. Antaranya ialah Sistem Maklumat Dagangan (INFODAG), Sistem Kawalan Kenderaan Langkawi (KV), ‘Sistem Surat Siasatan Ringkas’ (SSR), ‘Sistem Laporan Situasi’ (SITREP), ‘Sistem Kawalan Kenderaan Asing’ (VECON), ‘Sistem Pengiraan Cukai Kenderaan dari Langkawi’ (VETAX), ‘Sistem Maklumat Kastam’ (SMK) dan ‘Border Force’. Penggunaan semua sistem-sistem yang ada ini ditambah dengan amalan  ‘Bersih Cekap dan Amanah’ telah menunjukkan kejayaan yang cemerlang dalam produktiviti jabatan. Dari segi peningkatan hasilnya sahaja telah menunjukkan peningkatan amat ketara dalam tempoh pelaksanaan sistem tersebut iaitu pada tahun 1996 sejumlah RM237.6 juta telah dipungut  manakala pada tahun 2000 meningkat kepada RM300.5 juta.  Pelanggan yang berurusan dengan Jabatan Kastam Negeri Kedah lebih mudah dan mengambil masa yang singkat untuk sesuatu urusan. Oleh itu tidak hairanlah Jabatan Kastam Dan Eksais di Raja Negeri Kedah telah mendapat ‘Anugerah Kualiti Ketua Setiausaha Negara’ disebabkan amalan pengurusan kualiti menyeluruh dijabatannya khususnya dalam penggunaan teknologi maklumat.

 

5.         KESIMPULAN

Dalam membincangkan teknologi maklumat, sebenarnya topik ini terlalu amat luas sekali. Penulis hanya sempat mengambil beberapa contoh yang sememangya telah dikenalpasti berjaya membuktikan bahawa peningkatan produktiviti amat berkait  rapat dengan kemajuan penggunaan teknologi maklumat dalam urusan operasi harian sektor awam. Hasil dari kajian penulis adalah didapati terlalu banyak contoh-contoh yang boleh dipaparkan disini berkenaan penggunaan teknologi maklumat yang diamalkan oleh jabatan-jabatan kerajaan tetapi ruang yang terhad tidak memungkinkan ianya dapat diterangkan sepenuhnya. Semakin dikaji semakin banyak maklumat diperolehi yang kadang-kadang penulis terasa bahawa betapa kurangnya ilmu pada diri bila mengetahui perubahan-perubahan besar dalam sistem maklumat yang digunapakai dalam operasi harian jabatan. Penulis berkeyakinan besar dan optimis dengan penggunaan sistem maklumat untuk peningkatan produktiviti sektor awam.  Setiap kakitangan awam perlu menceburi bidang teknologi maklumat dengan lebih mendalam kerana  ia memberi manafaat yang amat besar kepada diri kita dan organisasi kita. Ia membolehkan kita menceburi pelbagai bidang ilmu disamping memudahkan banyak kerja-kerja yang semakin sukar, rumit, banyak dan terlalu kompleks. Dunia sekarang semakin kecil dengan konsep globalisasi dan liberalisasi yang  semakin mendesak kita untuk berada dalam dunia tanpa sempadan. Kakitangan awam tidak boleh lari dari berhadapan dengan  gelombang baru

Jabatan-jabatan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan .Ini adalah kerana tahap produktif adalah sesuatu yang relatif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada masa dahulu mungkin tidak dianggap lagi sedemikian pada masa ini. Oleh itu sesebuah jabatan atau organisasi perlulah berusaha memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa terutama penambahbaikan kepada system-sistem maklumat yang sedia itu.

Penulis sedar peningkatan produktiviti disektor awam bukanlah suatu perkara yang mudah memandangkan saiz  Perkhidmatan Awam yang amat besar serta fungsi-fungsinya yang luas dan pelbagai. Peningkatan produktiviti sector awam jangka panjang tidak akan tercapai hanya sekadar peningkatan kemajuan dalam teknologi maklumat. Ianya juga perlu pendekatan yang lebih menyeluruh sepertimana yang telah diterangkan pada awal-awal kertas ini dimana ianya juga disertai selari dengan kemajuan dalam system organisasi, struktur organisasi, kemahiran, gaya pengurusan, sumber manusia, kemahiran yang ada sert nilai dan budaya kerja.

 

Susunan: Mohd Asri Redha b. Abdul Rahman

 

About these ads
Posted in: Pentadbiran